Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmą, czy Twój biznes to międzynarodowa korporacja – zdecydowanie zyskasz na wdrożeniu automatyzacji pracy w dziale HR. Poznaj co najmniej 5 kluczowych korzyści z użytkowania oprogramowania, dedykowanego dla tego działu.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmą, czy Twój biznes to międzynarodowa korporacja – zdecydowanie zyskasz na wdrożeniu automatyzacji pracy w dziale HR. Poznaj co najmniej 5 kluczowych korzyści z użytkowania oprogramowania, dedykowanego dla tego działu.
Plan artykułu:
- Czym jest oprogramowanie HR?
- Korzyść numer 1: Automatyzacja = większa wydajność
- Korzyść numer 2: Automatyzacja = dostępność
- Korzyść numer 3: Automatyzacja = optymalizacja
- Korzyść numer 4: Automatyzacja = aktualność danych
- Korzyść numer 5: Automatyzacja = trafniejsze decyzje
- Pozostałe korzyści – podsumowanie
Czym jest oprogramowanie HR?
Kiedy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i jesteś „sam sobie sterem, żeglarzem, okrętem” – szukasz przede wszystkim oszczędności. Sięgasz po rozmaite programy, które ułatwią Ci pracę oraz będą tanie w eksploatacji. Kiedy Twoja firma się rozrasta, przekazujesz część obowiązków kolejnym specjalistom. I nagle przychodzi dzień, w którym Twój dział HR mówi – „Dość, tak dłużej się nie da! Bez porządnego systemu, ani rusz”. A ty zastanawiasz się – „Jakiego systemu?”.
Oprogramowanie dla działu HR to właśnie najczęściej rozbudowany system HRIS, HCM, albo HRMS. Każdy z nich ma swoje specyficzne funkcje i służy rozwiązywaniu innych problemów w dziale kadr i płac. Pomoże w zarządzaniu procesami administracyjnymi, kadrowymi, w rozliczaniu czasu pracy itd. Zanim się na jakiś zdecydujesz, powinieneś określić potrzeby swojej firmy i szukać rozwiązania, które będzie w stanie im sprostać.
Poznaj 5 kluczowych korzyści, które zapewni Ci wdrożenie takiego specjalistycznego oprogramowania HR.
Korzyść numer 1: Automatyzacja = większa wydajność
Klik! I już kolejna sprawa załatwiona. Tak teraz pracuje Twój dział HR. Czynności związane z obsługą spraw pracowniczych, np. zatwierdzanie urlopów, naliczanie świadczeń, odbywają się automatycznie. Te powtarzalne, żmudne procedury trwają tylko chwilę, dzięki wykorzystaniu oprogramowania. [Oczywiście – po zakończeniu fazy wdrożenia! Daj pracownikom czas na naukę nowego systemu!]
Korzyść numer 2: Automatyzacja = dostępność
Kiedy pracownicy działu HR zautomatyzują część swoich zadań, zostanie im sporo wolnego czasu. Jak go wykorzystają? Na kontakty z innymi pracownikami, np. na częstsze rozmowy 1:1, wspierające w rozwoju. Oprogramowanie wyposażone w wewnętrzny komunikator, wspólny kalendarz, umożliwiające samoobsługę pracowników np. przy wypełnianiu różnego rodzaju wniosków, to też narzędzie budujące satysfakcję z pracy i sposób na likwidację barier w komunikacji. Przejrzysty system, do którego mają dostęp wszyscy pracownicy pozwala budować poczucie więzi w zespole.
Korzyść numer 3: Automatyzacja = optymalizacja
Wszystkie dokumenty w jednym systemie? Oczywiście! Oszczędzaj zużycie papieru w drukarkach. Archiwizacja w kartonach? Przeszłość! Teraz masz cyfrowe archiwum, na dodatek dostępne w kilku kopiach zapasowych. Dokumenty kadrowe, płacowe – wszystko łatwo dostępne, zawsze aktualne, zawsze w tym samym miejscu. No i ten czytelny interfejs zamiast mapy labiryntu piwnicznego archiwum! Optymalizujesz czas, miejsce i zasoby finansowe, bo przecież system wykonuje archiwizowanie dokumentów w kilka minut, w przeciwieństwie do pracownika, który spędzał nad tym kilka godzin.
Korzyść numer 4: Automatyzacja = aktualność danych
Czasem przepisy potrafią zmieniać się jak w kalejdoskopie. RODO, ochrona danych wrażliwych, prawo pracy – mnóstwo formularzy do podpisu. Widzisz te sterty dokumentów? Nie! Bo masz wszystko w systemie. Dział HR wysyła komunikat, prosząc o podpis formularza, a pracownik podpisuje elektronicznym podpisem. Teczka pracownicza jest uaktualniana na bieżąco. Chcesz zajrzeć w oceny pracownicze? Wystarczy jeden klik. Potrzebujesz odpis umowy, znów – wystarczy jeden klik.
Korzyść numer 5: Automatyzacja = trafniejsze decyzje
Oprogramowanie HR służy nie tylko specjalistom ds. kadr i płac. Pomaga również managerom i kadrze zarządzającej podejmować pewne decyzje. Na przykład – planowanie produkcji staje się o wiele łatwiejsze, gdy ma się pod ręką wgląd do aktualnego grafiku urlopów. Albo – po zweryfikowaniu ocen pracowniczych okazuje się, że pracownik ma braki w takim, a takim obszarze wiedzy. I z tego wynikały nadgodziny, które wypracował. Uzupełnienie braków skutkuje większą produktywnością i zmniejszeniem się liczby nadgodzin. Wszystko jest odnotowane w systemie, łatwe i przejrzyste w odbiorze.
Pozostałe korzyści – podsumowanie
5 korzyści nie brzmi imponująco, ale to przecież nie jest skończona lista. Oprócz nich są jeszcze inne.
- Oprogramowanie HR pozwala na śledzenie przebiegu kariery każdego pracownika, bez konieczności szperania po teczkach i segregatorach. Manager może łatwo sprawdzić, jaki obszar wiedzy pracownika należy pogłębić, w jaki sposób kierować jego dalszym rozwojem, by mógł osiągnąć większą wydajność.
- Dzięki oprogramowaniu oceny pracownicze są łatwe do zrealizowania i szybkie w analizie. Można sprawnie przeprowadzać różnego rodzaju ankiety satysfakcji i otrzymywać zwrotną informację, o nastrojach panujących w zespole.
- O ile wdrożenie systemu jest kosztem dla firmy, o tyle w perspektywie czasu prognozowane oszczędności, zdecydowanie ten koszt niwelują. Oszczędzasz zasoby finansowe (zakupy materiałów biurowych, koszt archiwizacji itp.), zasoby ludzkie (pracownicy HR mogą poświęcaj więcej czasu na inne zadania, np. organizować szkolenia dla zespołu itp.) i zasoby czasowe (możesz szybciej podejmować decyzje w oparciu o zawsze aktualne dane). Co do kosztu wdrożenia, wcale nie musi on być wysoki. Możesz skorzystać z rozwiązań modułowych, gdzie płacisz za moduły, które faktycznie wykorzystujesz (takim dostawcą jest np. PeopleForce).
Oprogramowanie HR to trochę taka kostka Rubika. Niby ma sztywne ramy, ale możesz je dostosować do swoich potrzeb. Pozwala Ci wprowadzać wewnętrzne ustawienia, zarządzać prywatnością, nadawać uprawnienia użytkownikom. Możesz zdefiniować własne szablony, wzory i zasady rozliczeń. Do tego wprowadzasz czytelne regulaminy i polityki prywatności – wszystko w jednym miejscu, skonfigurowane wedle Twojego życzenia.
Kiedy wybierzesz już odpowiednie oprogramowanie dla swojej firmy, z pewnością przekonasz się, że im dłużej go używasz, tym lista korzyści się wydłuża. To będzie jedna z tych najlepszych decyzji, jakie podejmiesz z myślą o dalszym rozwoju swojego biznesu.