Udział w targach branżowych to jeden z niewielu momentów, w których firma spotyka klientów, dostawców i konkurencję twarzą w twarz. Zanim ktokolwiek zamieni z wystawcą choć słowo, ocenia stoisko wzrokiem, a kolory, czytelność grafik i jakość wydruków mówią więcej niż niejedna rozmowa handlowa. Dobrze dobrany roll-up reklamowy, spójna kolorystyka i przemyślany układ przestrzeni przyciągają uwagę zwiedzającego z kilkunastu metrów, dlatego ten etap przygotowań zasługuje na tyle samo uwagi co sama oferta.
Zaplanuj stoisko z wyprzedzeniem
Organizatorzy targów udostępniają plan hali i regulamin techniczny zwykle na kilka miesięcy przed wydarzeniem. To dobry moment, żeby ustalić metraż stoiska, jego lokalizację i budżet na materiały wystawiennicze. Firmy, które startują w tym biznesie po raz pierwszy, często zaniżają czas potrzebny na przygotowanie druków, a korekty grafik, akceptacje i sam druk potrafią zająć więcej czasu, niż się wydaje.
Warto też odwiedzić podobne wydarzenie w roli zwiedzającego, zanim samemu stanie się po drugiej stronie lady. Taka wizyta pokazuje, co realnie przyciąga uwagę na hali pełnej konkurencyjnych stoisk i pozwala uniknąć powielania cudzych błędów.
Regulaminy techniczne różnią się między halami, więc warto sprawdzić wymiary stoiska, dopuszczalną wysokość konstrukcji i sposób mocowania elementów, zanim grafik zacznie projektować materiały. Zdarza się, że stoisko narożne albo wyspowe wymaga zupełnie innego układu banerów niż rząd stoisk przy ścianie, a poprawki wprowadzone po druku kosztują więcej niż konsultacja na starcie.
Jakie materiały drukowane są niezbędne
Stoisko targowe rzadko obywa się bez kilku podstawowych elementów drukowanych. Zestaw, który sprawdza się na większości branżowych wydarzeń, wygląda mniej więcej tak:
- baner lub ścianka reklamowa jako tło stoiska,
- wizytówki i ulotki do rozdania podczas rozmów,
- katalogi lub foldery produktowe,
- identyfikatory dla osób obsługujących stoisko,
- oznaczenia stref oraz stojaki na materiały drukowane.
Dobór konkretnych elementów zależy od wielkości stoiska i charakteru targów, ale warto ustalić tę listę razem z drukarnią, zanim ruszą prace nad projektami graficznymi.
Osoby, które organizują udział firmy w targach po raz pierwszy, mogą sięgnąć po poradnik dotyczący przygotowań do udziału w targach, przygotowany przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Znajdziemy tam między innymi wskazówki dotyczące harmonogramu prac i szacowania kosztów całego przedsięwzięcia.
Przy zamawianiu druków lepiej zostawić sobie margines na poprawki. Materiały graficzne przygotowane w pośpiechu zdradzają się literówkami albo nieaktualnym numerem telefonu, a poprawianie tego na miejscu, w hali targowej, nie wchodzi w grę.
Terminy targowe rzadko przesuwa się na czyjeś życzenie, więc drukarnia, z którą współpracujesz, powinna umieć zrealizować zamówienie ekspresowo, gdy plany zmienią się na tydzień przed wyjazdem. Zdarza się, że lista uczestników rozrasta się w ostatniej chwili albo klient dopiero na etapie pakowania zauważa brakujący format ulotki. W takich sytuacjach liczy się przede wszystkim czas realizacji, a nie tylko cena za sztukę.
Spójna identyfikacja wizualna na hali
Stoisko, na którym baner, wizytówki i ulotki wyglądają, jakby pochodziły z trzech różnych firm, nie buduje zaufania. Ten sam krój pisma, te same odcienie i powtarzalny układ logo na każdym nośniku sprawiają, że markę łatwiej zapamiętać, nawet gdy zwiedzający mija stoisko tylko raz.
Format i materiał druku też mają znaczenie. Roll-up sprawdza się przy wejściu na stoisko, ścianka tekstylna dobrze wypełnia tło podczas rozmów, a sztywne plansze czy katalogi lepiej znoszą częste przekładanie z ręki do ręki niż cienki papier.
Gramatura papieru i rodzaj laminatu wpływają na to, jak materiały wyglądają po kilku godzinach targowego ruchu. Cienka ulotka po przejściu przez kilkadziesiąt rąk marszczy się i traci sztywność, a matowa powłoka lepiej znosi odciski palców niż błyszcząca. Przy wyborze papieru warto też pomyśleć o wadze całości: katalog na sztywnym kartonie robi wrażenie, ale gdy trzeba go rozdać w setkach egzemplarzy, transport i tak zdecyduje o ostatecznym wyborze materiału.
Kto reprezentuje markę przy stoisku
Nawet najlepiej zaprojektowane materiały nie zastąpią osób, które stoją przy stoisku. To one tłumaczą ofertę, odpowiadają na pytania i decydują, czy rozmowa z przypadkowego kontaktu zamieni się w coś więcej. Dobór zespołu na targi warto więc traktować równie poważnie jak wybór dostawcy druku.
Jeśli targi odbywają się w innym mieście niż siedziba firmy, obsadzenie stoiska bywa trudniejsze, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Przydatny może się wtedy okazać artykuł o pozyskiwaniu pracowników lokalnych, który podpowiada, gdzie szukać osób do doraźnej pomocy na miejscu.
Ostatnie szlify przed wyjazdem
Na tydzień przed targami warto zrobić listę kontrolną obejmującą materiały drukowane:
- liczba sztuk ulotek i katalogów, które pojadą na halę,
- wymiary i waga roll-upu w kontekście transportu,
- identyfikatory gotowe dla całego zespołu,
- aktualne dane kontaktowe na każdym druku.
Ten ostatni punkt bywa zaskakująco często pomijany. Zmiana adresu czy numeru telefonu tuż przed drukiem zdarza się częściej niż mogłoby się wydawać.
Dobrze też zapakować niewielki zapas druków na wszelki wypadek: uszkodzony baner albo zabrudzona wizytówka to codzienność podczas rozstawiania stoiska, a dogrywanie brakującej sztuki w trakcie targów bywa i drogie, i po prostu niemożliwe do zrealizowania na czas. Kilka dodatkowych egzemplarzy każdego druku kosztuje niewiele w porównaniu z pustym stojakiem na ulotki drugiego dnia imprezy.
Dobrze przygotowane materiały wystawiennicze nie gwarantują same w sobie sukcesu na targach, ale ich brak potrafi skutecznie ten sukces utrudnić. Warto zlecić druk firmie, która rozumie specyfikę targowych terminów i potrafi zrealizować zamówienie szybko, nawet gdy do wyjazdu zostało niewiele dni.
Fourzeros
Leszczyńska 4, 00-339 Warszawa
Materiał zewnętrzny