Faktura VAT – dokument księgowy od „A” do „Z”

Faktura jest specjalnym rodzajem dokumentu (księgowego), który dokumentuje transakcję pomiędzy dwoma stronami. Faktura VAT jest dokumentem wystawianym przez podatników podatku od towarów i usług, a jej najważniejsze regulacje znajdują się w ustawie z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (Dz.U.2020.106 tj. z dnia 2020.01.23 ), zwanej dalej „ustawą o VAT”. Czym charakteryzuje się poprawny dokument faktury VAT? Co powinna zawierać? I wreszcie jak się ją stosuje?

Kiedy wystawia się faktury?

Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury w czterech podstawowych przypadkach, opisanych jako:

1. dokonania sprzedaży (w tym także dostawy usług) dokonywanego przez niego na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz na terytorium kraju na rzecz innego podmiotu, niż w punkcie 1;
3. w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, na rzecz podmiotu innego niż określony a punkcie 1;
4. w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności (z wyjątkami).

Ustawodawca przewidział również inne wypadki, kiedy podatnik musi wystawić fakturę, w tym sytuacje kiedy robi to bezpośrednio na żądanie nabywcy.

Co powinna zawierać prawidłowa faktura VAT?

Faktura powinna zawierać różne elementy, zwane elementami składowymi faktury.  Część z nich jest dobrowolna (na przykład podatnicy dodają na nich swoje loga czy grafiki). Część elementów jest jednak obowiązkowa. W tej kwestii, w art. 106e ustawy o VAT ustawodawca zdecydował, że obowiązkowo na fakturze pojawić się muszą następujące elementy:

1. data wystawienia faktury;
2. numer który jednoznacznie identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwisko lub nazwa podatnika;
4. imiona i nazwisko lub nazwa nabywcy towarów lub usług;
5. adres podatnika;
6. adres nabywcy;
7. numer identyfikujący na potrzeby podatku;
8. numer nabywcy identyfikujący go na potrzeby podatku;
9. data dokonania lub zakończenia dostawy;
10. nazwę towaru lub usługi;
11. miara i ilość dostarczanych towarów lub zakres wykonanych usług;
12. cena jednostkową towaru lub usługi netto (bez podatku);
13. kwota opustów lub obniżek;
14. wartość dostarczonych towarów lub usług netto;
15. stawka podatku;
16. suma wartości sprzedaży netto (tutaj należy dokonać ewentualnego podziału na poszczególne stawki podatku);
17. kwota podatku od sumy sprzedaży netto (tutaj należy dokonać ewentualnego podziału na poszczególne stawki podatku);
18. kwota należności ogółem;
19. w przypadku obowiązków oznaczenia dodatkowego, słowa dodatkowego oznaczenia (patrz kolejne punkty ustawy o VAT).

Należy pamiętać, że z zasady kwoty podatku należy wykazywać w złotych, a w przypadku kwot podatku wyrażonych w walucie obcej – wykazywać w złotych, stosując zasady przeliczania przyjęte dla określenia podstawy opodatkowania. Kwoty na fakturze mogą być dzielone na grosze, więc należy zaokrąglać je do pełnych groszy gdzie końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Materiał zewnętrzny