W 2022 roku ruszył pilotażowy program związany z nową formą przygotowywania oraz przesyłania faktur elektronicznych. Są to tak zwane faktury ustrukturyzowane w systemach KSeF. W 2022 roku program zakłada dobrowolne korzystanie z narzędzia przez zainteresowanych podatników, jednak już w przyszłym (2023 roku) ustawodawca planuje uruchomienie tego narzędzia jako obligatoryjnego. Czym jest więc KSeF? Odpowiedzi na podstawowe pytania poniżej.
Czym jest system KSeF?
System KSeF to Krajowy System e-Faktur. Czyli narzędzie umożliwiające wystawianie faktur i udostępnianie ich w formie ustrukturyzowanej. Na dzień dzisiejszy faktury te są dostępne obok funkcjonujących faktur elektronicznych oraz papierowych. Docelowo ustawodawca zakłada, że faktury ustrukturyzowane będą jedyną obowiązującą formą tego typu dokumentów księgowych (faktur).
W jaki sposób będzie można wystawić faktury ustrukturyzowane?
Faktury ustrukturyzowane w rozumieniu systemu KSeF będą dostępne za pomocą narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, oraz przy wykorzystaniu profesjonalnych aplikacji komercyjnych.
Czy faktury proforma będą wystawiane w systemie KSeF?
Nie, faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.) (zwanej dalej „Ustawa o VAT”). Dlatego wystawienie takiego dokumentu na dzień dzisiejszy nie jest przewidziane w systemie KSeF.
Czy w KSeF będzie można wystawiać faktury korekty?
Tak, w systemie KSeF podatni będzie mógł wystawiać faktury korygujące do faktury sprzedaży. System nie przewiduje również ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących do jednej faktury sprzedaży.
Czy system KSeF będzie umożliwiał korzystanie z samofakturowania?
Tak, system KSeF ma przewidywać możliwość samofakturowania. Sprzedawca uprawniając nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać takie uprawnienie w systemie KSeF. W wtedy w ramach procedury faktury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur.
Czy system KSeF będzie umożliwiał wystawianie faktur przez biuro rachunkowe?
Tak, w ramach systemu KSeF ustawodawca przewidział możliwość nadania uprawnień konkretnym osobom spoza swojej firmy. W tym mogą być to osoby z biura rachunkowego. Podatnik może nadać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym (również spoza swojej własnej organizacji). W KSeF przewidziane są możliwości, aby wskazać również inny podmiot gospodarczy np. biuro rachunkowe. W takim wypadku (wskazania całego podmiotu) wszystkie osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu (np. pracownicy tego biura) będą mogli wystawiać faktury dla podatnika.
Czy system KSeF będzie poprawiać błędy?
System KSeF nie ma możliwości weryfikowania błędów rachunkowych w fakturach. Za nie cały czas będą (bez zmian) odpowiadać podatnicy, którzy w przypadku błędów zobligowani będą do wystawienia faktury korygującej. System ma możliwość weryfikacji faktury ze strukturą logiczną FA(1). W przypadku jeżeli podatnik w tym zakresie popełni błędy (np. nie wypełni wszystkich wymaganych pól) wtedy faktura zostanie odrzucona.
Materiał zewnętrzny