Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Od lutego wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkiem dla zdecydowanej większości przedsiębiorców – zarówno dużych spółek, jak i mikrofirm czy jednoosobowych działalności gospodarczych. Zmiana ta dotknie nie tylko księgowych, ale również właścicieli firm, menedżerów oraz pracowników administracyjnych.
Czym jest KSeF i dlaczego zmienia sposób fakturowania
Przed praktyką warto zrozumieć istotę KSeF. Wielu przedsiębiorców nadal postrzega go wyłącznie jako „kolejny system rządowy”, tymczasem w rzeczywistości zmienia on logikę obiegu dokumentów w firmach.
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. Faktura nie jest już dokumentem wysyłanym bezpośrednio do kontrahenta – najpierw trafia do KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero wtedy uznawana jest za wystawioną.
W praktyce oznacza to, że:
- faktura musi mieć określoną strukturę (XML),
- system weryfikuje poprawność formalną dokumentu,
- faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat,
- administracja skarbowa ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
Dlaczego państwo wprowadza KSeF
Celem KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego, automatyzacja kontroli oraz uproszczenie obiegu dokumentów. Dla przedsiębiorców oznacza to z jednej strony większą transparentność, z drugiej – konieczność precyzyjnego i terminowego działania.
Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF
Jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez firmy jest: „Czy KSeF dotyczy także mnie?”. Odpowiedź w większości przypadków brzmi: tak. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
- czynnych podatników VAT,
- podatników zwolnionych z VAT,
- jednoosobowe działalności gospodarcze,
- spółki prawa handlowego,
- jednostki samorządu terytorialnego.
Forma prawna ani wielkość firmy nie mają znaczenia. Wyjątki mają charakter przejściowy i są ściśle limitowane.
Terminy wejścia w życie
Zgodnie z aktualnymi przepisami:
- od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla największych podmiotów,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Dla pracodawców oznacza to, że przygotowania należy rozpocząć odpowiednio wcześniej – najlepiej już teraz.
Jak przygotować firmę do wystawiania faktur w KSeF
Przygotowanie to klucz do bezpieczeństwa.Wdrożenie KSeF nie polega wyłącznie na instalacji nowego programu. To proces organizacyjny, który powinien objąć całą firmę.
Podstawą jest posiadanie narzędzi umożliwiających uwierzytelnienie w KSeF:
- profil zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- e-dowód.
Bez jednego z powyższych nie można zalogować się do systemu ani nadać uprawnień pracownikom czy księgowości.
Uprawnienia i odpowiedzialność
W KSeF przedsiębiorca decyduje, kto:
- wystawia faktury,
- odbiera dokumenty,
- ma wgląd do archiwum.
Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest jasne określenie odpowiedzialności – błędy w KSeF mogą mieć konsekwencje finansowe i organizacyjne.
Proces wystawiania faktury zgodnie z KSeF – krok po kroku
Sam proces wystawienia faktury w KSeF różni się od znanych dotąd schematów, zwłaszcza dla firm przyzwyczajonych do PDF-ów i faktur papierowych.
Krok 1: przygotowanie danych
Przed wystawieniem faktury należy zgromadzić komplet danych:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- NIP,
- przedmiot sprzedaży,
- stawki VAT,
- terminy płatności.
Krok 2: wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej
Faktura musi zostać przygotowana w formacie zgodnym ze strukturą KSeF. Nie da się tego zrobić w Wordzie czy Excelu – konieczny jest odpowiedni system.
Krok 3: przesłanie faktury do KSeF
Po przesłaniu faktury system:
- sprawdza strukturę,
- weryfikuje uprawnienia,
- nadaje numer KSeF.
Dopiero w tym momencie dokument staje się fakturą w rozumieniu przepisów.
Krok 4: udostępnienie faktury kontrahentowi
Kontrahent odbiera fakturę bezpośrednio z KSeF. W niektórych przypadkach (np. kontrahenci zagraniczni) konieczne jest dodatkowe przekazanie wizualizacji, np. w PDF.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur w KSeF
W pierwszych miesiącach obowiązywania KSeF najwięcej problemów sprawiają błędy organizacyjne, a nie techniczne. Do najczęstszych należą:
- brak odpowiednich uprawnień w systemie,
- próby wystawiania faktur w niezgodnych programach,
- opóźnienia w wysyłce dokumentów,
- błędne dane kontrahenta.
Warto pamiętać, że faktury przyjętej do KSeF nie można edytować – konieczna jest korekta.
Program do faktur a KSeF – dlaczego narzędzie ma znaczenie
Jednym z kluczowych elementów zgodnego działania z KSeF jest wybór odpowiedniego oprogramowania. To decyzja, która wpływa na czas pracy, bezpieczeństwo danych i komfort zespołu.
Dlaczego nie każdy program wystarczy
Program musi:
- obsługiwać strukturę KSeF,
- integrować się z API systemu,
- zapewniać archiwizację i dostęp do faktur.
Nowoczesne rozwiązania online, takie jak Faktura.pl, oferują gotową integrację z KSeF i wsparcie dla przedsiębiorców.
Integracja z księgowością
Dla wielu firm kluczowe znaczenie ma płynna współpraca z biurem rachunkowym. Warto zwrócić uwagę na zagadnienie opisane szerzej w artykule Program do faktur z integracją z księgowością – na co zwrócić uwagę?
Dobrze dobrany system ogranicza ręczne czynności i ryzyko błędów.
Na rynku dostępne są także wyspecjalizowane narzędzia określane jako Program do faktur z KSeF, które odpowiadają na wymagania nowych przepisów.
KSeF a organizacja pracy w firmie
Zmiana sposobu fakturowania wpływa nie tylko na księgowość, ale także na codzienną pracę zespołów.
Nowe kompetencje pracowników
Pracodawcy powinni zadbać o:
- szkolenia z obsługi systemów,
- jasne procedury,
- komunikację między działami.
Dla firm z regionu oznacza to realne wyzwanie, ale też szansę na uporządkowanie procesów.
Impuls do cyfryzacji
KSeF to obowiązek, ale także impuls do cyfryzacji i usprawnienia pracy w firmach. Kluczem do sukcesu jest wczesne przygotowanie, wybór odpowiednich narzędzi i świadome zarządzanie zmianą.
Dla przedsiębiorców i pracodawców korzystających z serwisu praca.nowiny.pl oznacza to konieczność spojrzenia na fakturowanie nie tylko jako na obowiązek podatkowy, ale element profesjonalnego zarządzania firmą.