Za sprawą odbywającej się rewolucji cyfrowej obecnie w każdej firmie można wprowadzić rozwiązania w postaci użytecznych rozwiązań, które usprawnią działania w niej zachodzące. Dotyczy to również działów personalnych, których kadry coraz częściej dostrzegają zalety stosowania różnego rodzaju narzędzi zarządzających procesami HR (HR Tools). Zobaczmy, które aplikacje HR oraz narzędzia dla HR mogą przyczynić się do wzrostu wydajności działów zarządzania zasobami ludzkimi.
Automatyzacja procesu rekrutacji
Wiele z obowiązków ciążących na barkach rekrutera zdaje się mieć rutynowy oraz powtarzalny charakter. Jest to jeden z powodów, dla których firmy decydują się na implementacje w organizacji systemów, które uefektywniają proces rekrutacji. Narzędzia HR mogą pomóc pracownikowi w takich obowiązkach, jak:
- selekcjonowanie CV,
- usprawnienie komunikacji,
- archiwizacja CV,
- umawianie spotkań,
- zarządzanie profilem kandydata w oparciu o wybrane kryteria.
Istnieje wiele rodzajów oprogramowania i aplikacji wspierających funkcjonowanie działów Human Resources, które można wykorzystywać w zależności od celu, jaki mają realizować. Ogólny podział narzędzi HR obejmuje trzy kategorie:
- rozwiązania przeznaczone do rekrutacji,
- narzędzia administracyjne,
- narzędzia do zarządzania kapitałem ludzkim.
Rodzaje narzędzi HR
Systemy ATS
Jednymi z najbardziej znanych rozwiązań wykorzystywanych w działach Human Resources są systemy śledzenia kandydata (ATS). Ich nazwa wywodzi się od pierwotnej podstawowej funkcjonalności, jaką oprogramowanie się charakteryzowało, a mianowicie możliwości zamieszczenia curriculum vitae kandydata aplikującego na stanowisko pracy (po jego uprzednim zeskanowaniu) w systemie w formie cyfrowej. Takie działanie umożliwiało sprawne wyszukiwanie w bazie danych konkretnych osób, ale na podstawie ściśle określonych kryteriów.
Dzisiejsze systemy ATS to rozbudowane aplikacje wykorzystywane przez duże przedsiębiorstwa, które pozwalają na zrealizowanie wielu procesów rekrutacyjnych równolegle. Umożliwiają kompleksowe zarządzanie procesem rekrutacji, monitorując poszczególne jego etapy. Do składowych najlepszych systemów ATS można zaliczyć:
- Rekrutacja wielokanałowa – HR Tools takie jak ATS umożliwia publikację ogłoszeń o pracę w wielu portalach w tym samym czasie (włączając w to media społecznościowe).
- Autoresponder – komunikacja z aplikantami za pomocą spersonalizowanych powiadomień w przypadku zmiany statusy kandydata, odwołanych spotkaniach rekrutacyjnych, czy też podziękowaniu za udział w rekrutacji ma wpływ na candidate experience, co przekłada się na wizerunek pracodawcy na rynku pracy.
- Analizowanie procesu rekrutacji – systemy ATS zapewniają dostęp do kluczowych mierników dokonań. Raporty pozwalają na łatwy dostęp do wyników wybranego procesu rekrutacyjnego.
- Współpraca z biznesem – systemy ATS zapewniają prostą komunikację na linii rekruter-menadżer.
Onboarding pracownika
Onboarding jest procesem, który pozwala na lepszą adaptację nowego pracownika do realiów panujących w firmie. Polega na dostarczeniu mu odpowiednich informacji dotyczących charakteru firmy oraz tego, w jaki sposób organizacja funkcjonuje. Ważnym aspektem procesu jest skuteczne przekazanie pracownikowi wiedzy oraz umiejętności, które są niezbędne do należytego zgrania się z otoczeniem, co w przyszłości powinno zaowocować wysoką efektywnością danego pracownika.
Przykładem narzędzia HR do wprowadzania pracownika jest zaprojektowana przez software house z Łodzi platforma internetowa dla sieci sklepów branżowych. HR Tool składający się z czterech modułów, przeprowadza nowych pracowników przez cały proces onboardingu. Tutaj przeczytasz więcej o tym narzędziu HR.
Aplikacja gromadzi w jednym miejscu wszystkie niezbędne dane istotne dla użytkownika (mogą to być materiały szkoleniowe, procedury firmowe, kursy, ankiety, testy). Platforma pozwala sprawować kontrolę nad całym procesem rekrutacji menedżerom oraz generuje istotne z ich punktu widzenia statystki do analizy. Pracownik z dostępnych w bazie danych materiałów może korzystać w dowolnej chwili za pomocą urządzenia mobilnego.
Programy kadrowo-płacowe
Niezależnie od wielkości firmy, obsługa spraw kadrowych powinna przebiegać szybko i sprawnie. Nowoczesne narzędzia HR dedykowane działom kadr usprawnią większość zadań, które są związane z rozliczeniami w organizacji. Kluczowe funkcjonalności takich narzędzi to:
- ewidencja czasu pracy,
- generowanie umów,
- masowe generowanie deklaracji PIT,
- elektroniczne wnioski urlopowe,
- integracja z pozostałymi programami kadrowymi.
Jak wybrać odpowiednie narzędzie HR?
Decydując się na aplikacje HR, warto zwrócić uwagę na to, czy posiada ona intuicyjny interfejs. Wartościowe sa także te rozwiązania, które w prosty sposób można dostosować do zmieniających się potrzeb użytkowników. Narzędzia HR powinny zapewniać automatyzację procesów HR oraz bezpieczeństwo danych.
Narzędzia HR poprawiają komunikację, oszczędzają czas oraz pieniądze, redukują liczbę błędów oraz zwiększają produktywność. Lista zalet jest naprawdę szeroka, dlatego warto rozważyć wdrożenie tego typu rozwiązań we własnej firmie.